Привет! Меня зовут Яна, я офис-менеджер в интернет-агентстве Sabit. Я пришла сюда недавно — в конце августа 2019 года, но уже с головой влилась в работу и успела по-настоящему её полюбить :)

Офис-менеджер — тот самый человек, который следит за порядком и уютом в офисе.

Обеспечить комфортную среду, в которой коллегам удобно работать — одна из моих ключевых задач.

Я встаю в 7:00. Ровно час мне нужен, чтобы позавтракать и собраться. В 8:00 выхожу из дома и иду на остановку, жду свой трамвай. В вагоне трамвая окончательно просыпаюсь и настраиваюсь на работу.

Мой рабочий день начинается в 9:00, когда уже практически все мои коллеги прибыли в офис и приступили к своей работе. Первым делом составляю план на день, где достаточно подробно расписываю сегодняшние задачи. Это помогает эффективно использовать своё рабочее время.

Все мои задачи условно можно разделить на 3 категории:

1. ежедневные задачи;
   
2. задачи, которые повторяются с определённой периодичностью (например, раз в неделю или раз в месяц);
   
3. «уникальные» задачи, которые, как правило, не повторяются.

Моё рабочее утро начинается с ежедневных задач. В первую очередь, это офисные дела: привести в порядок кофемашину, убрать грязную/чистую посуду на место, доложить сахар и чай, насыпать кофе, доложить салфетки на стол и прочие. А еще помогаю по клиентской задаче — веду учёт заявок.

Дальше мой день может быть совсем не похожим на предыдущий, поскольку существует множество вариантов заполнения дня задачами.

Список следующий:

• работа с почтой: печатаю конверты, взвешиваю письма и наклеиваю марки, вношу данные об отправляемых документах в почтовый реестр, формирую реестр отправляемых заказных писем и бандеролей; иду на почту и отправляю все эти письма; вношу трек-номера для отслеживания заказной почты в почтовый реестр;
  
• учёт заявок по нескольким клиентам;
  
• если это понедельник, то заполняю чек-лист уборки, он нужен для проверки работы уборщицы;
  
• меняю фильтр на кухне;
  
• заказываю хозтовары, канцелярию, продукты;
  
• собираю деньги на дни рождения и другие важные события в жизни коллег, которые подразумевают поздравления (важно не прошляпить дату и собрать деньги на подарок вовремя);
  
• помогаю в организации корпоративов;
  
• выгружаю отчёты по контекстной рекламе и SEO по актуальным клиентам — эта задача занимает достаточно много времени, поэтому на неё может уйти целый день или даже два;
  
• готовлю договоры и приложения для новых и действующих клиентов;
  
• снимаю показания счётчиков воды.

Примеры нестандартных задач, которые я выполняла/выполняю:

• следила как специальный робот моет наши окна;
  
• искала и заказывала офисные кресла;
  
• заключила договор на вывоз мусора;
  
• искала новую уборщицу и многое другое :)

В течение дня отвечаю на входящие звонки и встречаю наших гостей. А ещё ругаюсь на коллег, которые забывают что-то убрать за собой :)

Хранитель канцтоваров и аптечки — тоже я.

Одна из ценностей компании: «Развивайся или умри». Уже больше месяца я стажируюсь на помощника экономиста, изучаю финансовую отчётность. Знаете, что такое ОДДС, баланс или ОПиУ и зачем они нужны? А я вот знаю :)

К декабрю уже буду вести несколько финотчётов — это ли не здорово?

Несмотря на большой объём стоящих перед офис-менеджером задач, зачастую остаётся свободное время, чтобы поучиться чему-нибудь новому или помочь коллегам в решении их задач.

Как видите, моя работа не бывает скучной :)

Рабочий день заканчивается в 18:00, и я бегу на остановку, чтобы успеть на трамвай, который едет вровень со мной.

На часах 19:00 — здравствуй, милый дом. Пора отдыхать, а завтра с новыми силами на работу :)